jeffyeh

這段時間公司在推行一個新的制度,也是已在業界已流通很久的KPI 關键效能指標 Key Performance Indications.

記得之前在大陸工作時,我也在工廠推行過這種制度.

當初會推行,也是"聽說"它能帶給企助什麼樣的幫助. 能改善公司的效能..等.

但推行後才發現,如果沒規化好,管理層級的人員概念不足,這個KPI制度就馬上變質了.

也就是大部份的人有的想法KPI= Kill Performanace Immediately.

最近公司推行的初步結果也是如此.

先前只要每天花不到10分鐘就做好的工作報告,現在每天要花半個小時在KPI工作報告上.

之前的舊工作報告模式,只要填今天做了那些事,並不需要去填寫花了多少時間.

而現在的KPI表格,有著詳細的運算公式,不只要填工作項目,還要填入工時.

填入的工時,就會算出今天是否有"超時"或"不足"工時的狀況.

但工作任務的指派並非是來自管理者,而是直接來自使用者.

因為導致常有工作插入,由工程師自行安排工作.

所以,在填工時的部份,就相當的頭大,因為有時跟使用者一談就半個小時,KPI如果不填,就會有半個小時消失了.

如果將這段時間"移到"其它專案內,主管就會覺得,怎麼這件事要做這麼久.

漸漸的,KPI開始降低大家的工作效率,如果當日的電話多,任務多,填寫KPI表的時間可能就會到1個小時.

原本一天只要工作7個小時就可以完成所有的事,現在要多花一個小時.

而帶給主管的效益卻只有"似懂非懂"的瞭解同仁的工作,單純的從"數據化"來瞭解及判斷.

但因為不是很清楚同仁的任務內容,就無法做出明確的分析與判斷.

所以就更不可能藉由這個KPI來分析改善,提升工作的效率.

而這種現象就是基層的管理人員只瞭解KPI要填這些表,公式是來自書上的,其它就不瞭解,只知道執行KPI的好處會有什麼.

所以往往體會不到它的好處,馬上體會到惡果. 進而感覺KPI其實也沒那麼好,或是它不適合我們公司.

最近在看的豐田學中,其實也有提到這個問題.

大家最喜歡"按本操課",書怎麼說,我們就怎麼做,表格也是用書上的範本,或是某公司的表格.

結果就在這樣"照做"的情況下,很多人其實都不知道自己在做什麼,總以為這麼做,就可以得到書上所說的好處.

在之前大陸工廠推行KPI及ISO制度的那段時間,發現到一點很重要.

在推行制度之前,不是要大家要怎麼去"照做".

而是要先讓大家瞭解制度的"精神"所在.

當大家對制度的精神有所認知道,大家就能依這精神"延伸出制度規範"

有這規範後,再進行制度的落實.

由於事先就瞭解到制度的精神所在,所以執行過程中如有遇到任何問題,就能依制度的精神去調整規範.

定期的審核及改善,漸漸的制度就能"融入"工作中,而不是"外掛".

也就能看到制度對公司的改善.

這個的過程與PMP也有異曲同工之妙.

PMP的五大流程 : 起始 -> 計畫 -> 執行 ->控管 ->結案.

只是制度的推展,是沒有結案的一天,它是持續性的改善. 如果執行不當,就會是持續性的傷害~